عندما تعمل في مكتب مشترك مع العديد من الأشخاص، أو عندما تكون متورطا مع زميل كثير الثرثرة، فسيكون من السهل جدا أن تتشتت، حيث تصبح القدرة على الحفاظ على التركيز أكثر صعوبة.
بالإضافة إلى التأثيرات الخارجية، هناك تأثيرات أخرى تتعلق بطريقة تنظيمك للوقت، ووضع خطط واضحة لليوم لتحقيق الهدف المرجو وإنهاء المهام الموكلة إليك.
في هذا الموضوع نقدم لك نصائح شاملة للتعامل مع المشتتات في العمل والحفاظ على التركيز للقيام بعملك على أحسن وجه ودون شعور بالضغط.
كيف تتجنب التشتت في العمل وتحافظ على تركيزك؟
إليك بعض الطرق الفعّالة التي يمكن أن تساعدك على تحسين تركيزك وزيادة إنتاجيتك.
1. تنظيم الوقت ووضع خطة واضحة
من أكثر الطرق فاعلية للحد من التشتت هو تنظيم اليوم بشكل جيد. ابدأ بتحديد مهامك اليومية عبر قائمة من الأولويات. تشير الدراسات إلى أن كتابة المهام يساعد على تقليل عبء القلق الناتج عن التفكير في الأعمال غير المنتهية. من خلال متابعة هذه القائمة، ستظل على المسار الصحيح وتتمكن من إتمام مهامك دون تشتت.
2. الحد من المقاطعات
رغم أن بعض المقاطعات قد تكون غير قابلة للتجنب، فإن بإمكانك تقليصها بشكل كبير. يمكنك تحديد أوقات معينة للاطلاع على الإيميلات أو الرد على الرسائل، ثم العمل لمدة 15 دقيقة على الأقل دون أي مقاطعات. قُم بإيقاف إشعارات الهاتف وضعه على الوضع الصامت حتى لا تتشتت أثناء العمل.
3. تخصيص وقت للمحادثات الشخصية
تُظهر الدراسات أن 24% من الموظفين يقضون ساعة على الأقل يوميًا في المحادثات الشخصية. حاول تخصيص وقت للرد على المكالمات أو الرسائل الشخصية أثناء فترات استراحتك أو في نهاية اليوم. هذا سيقلل من تأثير هذه المشتتات في عملك.
4. تجنب تعدد المهام
رغم أن تعدد المهام قد يبدو وسيلة لزيادة الإنتاجية، فإن الدراسات تُظهر أنه يؤثر سلبًا على التركيز. حاول أن تركز على مهمة واحدة في كل مرة، فذلك يساعدك على إنجازها بجودة أعلى وفي وقت أقل.
5. إغلاق المواقع المشتتة عبر الإنترنت
إن وسائل التواصل الاجتماعي والتسوق الإلكتروني قد تكون من أكبر المشتتات خلال اليوم. لحسن الحظ، هناك العديد من التطبيقات التي تساعد على حظر هذه المواقع أثناء ساعات العمل، ما يتيح لك التركيز على ما هو مهم.
6. أخذ فترات راحة منتظمة
العمل المستمر دون توقف قد يؤدي إلى انخفاض التركيز. لذلك، من الضروري أن تأخذ فترات راحة قصيرة لتجديد طاقتك. تُظهر الدراسات أن الدماغ يعمل بشكل أفضل عندما يتنقل بين فترات التركيز والراحة.
7. وضع حدود مع الزملاء
التواصل مع الزملاء أمر مهم لبناء بيئة عمل مريحة، لكن من الضروري وضع حدود واضحة لتجنب الانشغال بالمحادثات غير المتعلقة بالعمل. حاول تحديد أوقات معينة للتحدث مع الزملاء وابتعد عن الجلسات الاجتماعية التي قد تسرق وقتك.
8. غلق باب المكتب
إذا كنت تعمل من المنزل أو في مكتب خاص، يمكنك ببساطة غلق الباب لخلق بيئة عمل خالية من المقاطعات. هذه الخطوة تُظهر للآخرين أنك مشغول، كما تساعد في تقليل الأصوات المشتتة.
9. إعداد جدول زمني للإيميلات
الإيميلات هي أحد أكبر المشتتات في مكان العمل. بدلاً من التحقق من الإيميلات بشكل مستمر، حاول تحديد أوقات معينة في اليوم لمراجعة صندوق الوارد. بهذه الطريقة، ستحافظ على تركيزك على المهام الأساسية دون التأثر بالمراسلات المستمرة.
10. سماع بعض الموسيقى
إذا كنت من الأشخاص الذين يستطيعون التركيز عبر سماع موسيقى هادئة تساعد على الإسترخاء، فإن وضع السماعات هو بداية جيدة للتركيز على عملك دون التشتت عبر الأصوات الخارجية أو مناقشة الزملاء.
إن التشتت في العمل هو تحد يمكن التغلب عليه بتبني استراتيجيات فعالة. من خلال تنظيم وقتك، وتقليص المقاطعات، وتخصيص أوقات للمراجعة، يمكنك زيادة إنتاجيتك بشكل كبير. كما أن التركيز على مهمة واحدة في كل مرة سيساعدك على إنجاز الأعمال بشكل أسرع وأكثر دقة.
